Wir lernen Projektmanagement am lebenden Objekt

Strategisches Projekt: Markenzeichen Nachhaltigkeit (N!)

Nachhaltigkeit ist in aller Munde. In Gesellschaft, Politik, Wirtschaft und Verwaltung hat sich die Auffassung durchgesetzt, dass wir heute schon an morgen denken. Nicht zuletzt der Klimawandel führt uns unsere Verantwortung für nachfolgende Generationen vor Augen. Nachhaltigkeit weist in die Zukunft, beeinflusst aber schon heute unser Handeln. Es gilt im Hier und Jetzt unser Tun und Gestalten an den Grundsätzen der Nachhaltigkeit auszurichten.

Vor diesem Hintergrund erteilte das Staatsministerium Baden-Württemberg den Teilnehmerinnen und Teilnehmern des 23. Führungslehrgangs der Führungsakademie Baden-Württemberg im Januar 2017 den Auftrag, die Umsetzung der Nachhaltigkeit in der Landesverwaltung in den Blick zu nehmen und Vorschläge für eine weitere Implementierung der N! zu erarbeiten.

 

Entsprechend diesem Auftrag erarbeiteten wir konkrete Handreichungen für die Verwaltung, um nachhaltiges Handeln ressortübergreifend zu institutionalisieren und zu praktizieren. Den Handlungsempfehlungen zugrunde lag der Anspruch, dass das gesamte Handeln der Landesverwaltung von Nachhaltigkeit geprägt sein soll. Dabei wurden bereits vorhandene Leitlinien, Strukturen und Maßnahmen des Landes sowie existierende Strategien, Einrichtungen und Prozesse von uns berücksichtigt. Unser Projekt umfasst schwerpunktmäßig die Themen „Prozessmanagement“, „Führungskräfte“, „Mitarbeiterentwicklung“, „Anreizsysteme“ und „Corporate Identity“ sowie die Implementierung der Nachhaltigkeit anhand eines Praxisbeispiels („Telearbeit“).

 

Und los ging´s

Unser Start in die Projektarbeit war – trotz einer intensiven Einführung zum Thema Projektmanagement – zunächst etwas holprig und stellte hohe Anforderungen an unser Zeitmanagement. Wir mussten von Beginn an flexibel mit dem Zeitplan umgehen. Dank unserer Projektleiterin, die sich die Mühe gemacht hatte, die schon festgelegte Struktur des Projektes noch einmal gründlich zu überarbeiten, konnten wir uns ohne große Verzögerung an die Arbeit machen. Das war auch dringend nötig, da uns für die eigentliche Projektarbeit nur neun Arbeitstage zur Verfügung standen.

Wir haben fortlaufend alle Zwischenstände in den Arbeitsgruppen diskutiert und im Plenum präsentiert. Dadurch waren wir alle für unplanmäßige Entwicklungen gerüstet und ständig auf dem neuesten Stand.

Und dann war es Zeit, den Zwischenbericht zu präsentieren. Für die Vorbereitung war im Ablaufplan kein Zeitfenster vorgesehen. Hier kam uns unsere Arbeitsweise zu Gute: Wir haben alle flexibel im ganzen Team nach Lösungen gesucht und haben die Arbeit an den Arbeitspaketen teilweise neu eingeteilt, so dass das Teilprojektteam „Präsentation“ Zeit hatte, die Präsentation des Zwischenberichts parallel professionell vorzubereiten, während die anderen Teams die inhaltliche Arbeit weiter vorantrieben.

Nach positivem Feedback für unseren Zwischenbericht stand der Inhalt für den Endbericht fest. Wir wollten die bisherigen Inhalte weiter ausarbeiten und „nur noch“  sauber ausformulieren. Dieser kreative Prozess dauerte wieder länger als erwartet und so mussten wir alle abends nach dem Intensivworkshop Überstunden im schönen Monbachtal einlegen. Das intensive Ringen um Worte und Formulierungen in den Arbeitsgruppen hatte sich gelohnt – es war ein kreativer und umfassender Bericht entstanden.

Krönender Abschluss der Arbeit am strategischen Projekt war die Präsentation der Ergebnisse im Staatsministerium. Hier haben wir den Endbericht offiziell dem Auftraggeber übergeben.

Eine solch erfolgreiche Zusammenarbeit ist bei einer neu zusammengestellten Gruppe von 20 Führungskräften aus den verschiedenen Verwaltungsteilen Baden-Württembergs, des Saarlands und des Bundes, sowie Vertretern kirchlicher Einrichtungen und Banken nicht selbstverständlich. Wir sind stolz darauf, auf eine gute und sehr kollegiale Zusammenarbeit zurückblicken zu dürfen.

Von Dr. Michaela Voß und Eva Weispfenning